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张家港会计!现金收款中的收据管理,财务必看!

张家港会计培训机构2020-10-30财经资讯

摘要(1)交款人处空白,容易出现各种问题:A 当企业出现账务对不上,需要检查核实时,无法知道收取的款项交款人是谁,从而很难进行核实;B 若出现和对方单位(或个人)纠纷的情形,该收据也无法作为有效的证据;C …

原标题:张家港会计!现金收款中的收据管理,财务必看!

现金收款中的收据管理,财务必看!

博文会计

很多企业,针对收取个人的款项和部分客户时,由于有时对方不需要发票等各种原因,企业会选择开具收据作为已经收到对方款项的证明。

收据相比发票,地位很低,很多企业管理很混乱。但正因为如此,收据往往是滋生舞弊的高发区。然而很多企业管理者特别是一些中小企业的老板对内控管理的认识不足,也不够重视。

很多人只知道现金收款,认为只要开完收据收了钱就行了,所以在很多中小企业,老板往往授权出纳负责从收款并开具收据的整个流程,甚至做账都是出纳在负责。殊不知,如此操作会存在非常大的风险。一旦出纳出现压力,又发现单位管理漏洞及掩盖方法以及有自我合理化的借口后,贪污挪用单位资金是必然的。今天小编主要分享一下现金收款过程中收据的管理问题。

先来看看收据一般长啥样:

收据格式依据不同行业,不同企业,有不同的格式。但总体而言,不同行业、不同企业的收据一般具有共性:

(1)一式三联

(2)缴款单位或个人

(3)会计、经办人、出纳等签字确认的空白处

01

现金收款的类型

什么时候涉及到现金收款?

现金收款在很多企业随处可见。从企业的规模来看,中小企业涉及的现金收款的情况更加普遍(特别是中小型的民营企业,有时为了避税,频繁使用现金收付款,甚至可能存在账外资金),部分管理特别规范的大企业,可能实现了零现金管理,但是这种情况比较少;从行业来看,零售业等行业涉及到现金收款现象更加明显。现金收款,对于绝大部分企业来说,是不可缺少的环节。总的来说,一般以下情形会涉及到现金收款:

(1)货款、服务款、押金
(2)供应商退回的款项(货款、服务款等)
(3)投标保证金
(4)公司员工特别是高管收取的廉政金
(5)观众客户门票费
(6)公司废旧物品处置时收回的现金
(7)单位自有食堂和宿舍,有时涉及到外来人员在单位食堂就餐,外来人员在单位宿舍住宿时公司收取的餐费、住宿费
(8)收取单位员工或离职员工的各种款项:离职员工培训费、离职员工离职违约金、员工归还的备用金、作业证费、对员工的罚款(为遵守公司安全生产规定、毁坏公司财物、违规、赔偿)、员工少扣的个人所得税、公司代员工所垫付的费用、离职员工社保费用……
 

02

管理规范的收据特点

收据管理规范的企业一般有以下几个共同点

(1)公司所有收据由财务部指定一名收据管理员对收据的发放、缴回、保存作统一管理。公司各部门不得私开收据。空白收据领用要进行详细登记,并定期的催促领用人办理核销手续签字确认。

(2)收据开具时不得出现跳号、撕毁、丢失;收据作废需重新开具时应完整交回财务部;

(3)所有收据填列的信息均严格且收据的内部控制流程实现了不相容职务相互分离及监督

(4)收据会计定期跟出纳核查钱款收回情况或由其他人员(内审人员等)定期对收据进行检查,并签字确认。

03

不规范收据管理案例分析

案例1:A公司现金收款时开具以下收据,则可能会出现什么风险呢?

上述收据信息的填列在不同企业随处可见,从开具的收据上来看,可以看出收据上只有出纳在“收款人”处签字确认,交款人和会计没有签字确认。不难看出,A公司在现金收款和收据开具的管理上很不规范,在内部控制方面存在重大缺陷,容易滋生贪污舞弊的现象。具体原因如下:

(1)交款人处空白,容易出现各种问题:A.当企业出现账务对不上,需要检查核实时,无法知道收取的款项交款人是谁,从而很难进行核实;B.若出现和对方单位(或个人)纠纷的情形,该收据也无法作为有效的证据;C.若出现企业内部人员挪用企业资金需要调查取证时,由于无法知道交款,和对方单位沟通出现困难;D.影响企业内部对账,若企业内部账务出现混乱、对不上等情况,企业难以查找原因 E.应对集团内部、母公司或者其他外部单位的检查时,往往很多事情很难解释……

(2)该企业的财务专用章可能由会计或出纳或者其他人保管。

若财务专用章由出纳保管,则风险最高,出纳可能收取现金,加盖财务专用章、开具收据后直接将现金挪为己用,不上交企业,也不做账(如果是会计做账,则出纳压根不告诉会计有这笔现金收款),这样即使进行现金盘点,账实依旧相符,而对于出纳隐匿的现金,无人知晓。

若财务专用章由出纳以外的人保管,收据由出纳开具,也存在一定的风险。出纳可能自己额外购买一两本空白收据并通过淘宝等途径虚造财务专用章,在收取交款人交来的款项后用自己虚构的财务专用章盖章,将现金挪为己用,不入账,不上交单位,现金盘点时,账实依旧相符。由于交款人一般只关注钱是否上交了,财务是否开具收据给他们,至于谁收钱,谁开收据以及谁盖章,交款人一般都不会关注,这也就给出纳挪用现金制造了更多的机会。

(3)这只是一张收据,如果一本收据中间存在缺号的收据,在这种情况下,存在一种风险:缺号的收据是否为出纳或其他人员开具收据后故意将收据隐匿,然后将收到的钱隐匿,不入账也不上交,这样才财务章跟库存现金盘点金额也相符,而缺失的收据却无迹可寻,很难找到原因。

案例2:B公司现金收款时开具以下收据,则可能会出现什么风险呢?

现金收款

收据未盖有财务专用章,主管亦未签字审核确认,可以推测B企业现金收款流程也是简单粗暴地由一人负责收款并开具收据,至于账务处理,可能由会计记账,也可能由出纳记账。总而言之,可能存在不相容职务没有相互分离的风险,给出纳“制造”了挪用现金的机会。

04

现金收款的收据该如何管理

总结

现金收款收据管理流程建议:

(1)收据购买、领用、登记、回收、作废整个过程都进行专门管理;

(2)现金收款出纳直接收钱(交款人直接将现金交予出纳,任何时候现金均不经出纳以外的人手)

(3)会计做账,会计或其他人员保管并开具收据

(4)会计、出纳及交款人均需在每一张收据上签字确认,以明确责任

(5)事后由保管收据以外的人不定期抽查收据,并与账上核对,并保留检查记录

05

收据管理细则参考

收据管理原则:

(1)收据一式三联,且必须连号,财务部负责收据的日常管理。

(2)公司所有收据由财务部指定一名收据管理员对收据的发放、缴回、保存作统一管理。公司各部门不得私开收据。

(3)会计人员根据岗位职责需要领取、开具、管理收据。

(4)出纳人员不得领取、开具、管理收据。

(5)收据盖有本公司财务章方才有效。

收据管理细则:

A.收据的发放

(1) 收据由财务部指定一名收据管理员对办理收据发放、收回手续进行管理。

(2) 会计人员根据业务需要,在收据管理员处领取收据,并在《收据领用及缴回记录》登记。

(3) 会计人员每次最多领取一本收据。

(4) 收据的开具与使用

(5) 公司业务部门经办人需向会计人员提供收款说明或开收据说明,会计人员根据说明填写收据内容(含交款单位、金额大小写、收款事由、入账日期、收款方式),交经办人签字确认,会计人员在记账处签字。

(6) 在填开收据时,必须序时、逐项、如实、清晰填列。严禁涂改、挖补或撕毁收据。严禁拆分使用收据。

(7) 因收取现金而开具的收据,需由出纳人员签字确认。

(8) 收据须经财务部门领导审核后,加盖财务章为有效。

(9)收据第一联“收据存根”保留在收据本上备查,第二联“收据联”交经办人作为已交款的依据,第三联“记账联”与说明一并作为记账凭证附件。

(10)每月23号前,需对已开收据进行清理,对已开票未回款的收据不得入账,并建立台账进行跟踪管理。

(11)在当年底前仍未回款的,需通知业务经办人交回收据,作废处理,收据不能跨年收款。

(12)一年结束,未收回款项的收据和填写错误的收据应联次齐全并加盖“作废”章,以备查验。

(13)若因特殊情况需要临时做交接的收据,要在封底注明交接的时间、号码并由交接双方签字确认。每本收据封底作为交接资料要妥善保管,不得丢失。

B.收据的缴回、核查与保管

(1)财务部不定期对收据领取人所开收据核查。

(2)每本收据用完后要注明使用期间,并及时到收据管理员处验旧领新,避免影响

C.收款工作

(1) 收据管理员在验收时,要完成以下几项工作:

a)核查收据是否连号;

b)核查正常收据的凭证号金额是否正确;

c)核查作废票据的联次及签字是否完整;

d)其他要核查的项目。

(2) 验收无误后在《收据领用及缴回记录》上收回本收据并发放新的收款收据。

(3) 收据管理员对验收的收据定期存档,做好存档记录。

拓展延伸:审计人员或内审人员检查收据时应该做什么程序?

(1)获取单位《收据管理制度》,并了解现金收款和收据开具的内控流程(可适当结合访谈相关财务人员)【可初步判断是否存在内控缺陷】

(2)了解企业收款业务,即:一般有哪些业务涉及到现金收款?现金收款是否均需要开具收据?一年现金金额大概多少(从序时账可初步看出来)?现金收款的频率高吗?【注:了解业务涉及到的收款情况,有时是发现“小金库”重要渠道,如:生产企业可能会有一部分对员工不遵守制度规定的罚款,企业可能由于担心罚款不符合国家一些法律制度要求或出于其他原因的考虑,将该部分罚款存于私设的“小金库”下】

(3)做“穿行测试”

1)检查收据的连号性,所有收据是否齐全。

2)从收据检查到账上,检查现金的完整性,看收到的现金是否都已入账。

3)适当从账上的记录检查到收据,如出现收到现金已做账务处理却没有开具收据的情况,就要引起重视,说明企业部分业务收取现金后存在不开具收据的情况,则给出纳或其他经办人员挪用现金的机会或企业可能通过不开具收据也不入账而私设“小金库”的情形。

(4)关注收据的信息填列是否完整以及其他各种“奇怪”的现象。

本文分类:财经资讯

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